Papieren documenten digitaliseren
Maak je archief digitaal met ScannerVision
Wij Nederlanders lopen al ver voor. Beschikbare data verwerken we tot informatie. Informatie voorziet ons in kennis. En kennis geeft ons wijsheid, een voorsprong op de concurrenten in de markt.
Papieren documenten digitaliseren
Papieren documenten wil je digitaliseren. Deze informatie kun je voor je laten werken. Je kunt eenvoudig informatie opzoeken. Archieven aanspreken. Ondertekende documenten aanleveren als er om gevraagd wordt. Je kunt de informatie lezen, bewerken en delen. Als het later nodig is kun je het ook afdrukken.
De grootste uitdaging van documenten digitaliseren is een goede voorbereiding. Het belangrijk dat je goed weet hoe je de informatie wil opslaan en waar je deze informatie terug wil vinden. Hoe lang wil je de documenten bewaren? Wat moet er gebeuren met de documenten in verschillende situaties?
Een digitaal proces
Wanneer je documenten gedigitaliseerd zijn, is het makkelijker om je werkprocessen ook te optimaliseren. Dit doe je door je processen te digitaliseren. Zijn er stappen in het proces die digitaal kunnen? Dit helpt je bij het sneller verwerken van je proces. Het zorgt dat informatie sneller beschikbaar is. Dit zorgt voor een kosten reductie of meer winst.
Wat is ScannerVision?
ScannerVision is een oplossing voor het automatiseren van documentworkflows, die gescande documenten en documenten die door andere toepassingen zijn gegenereerd, vastlegt, verwerkt en opslaat. Elk document dat naar ScannerVision gaat, doorloopt deze 3 primaire functies.
Stap 1. Vastleggen
Bepaalt waar documenten vandaan komen (MFP, desktopmodules/clients, hotfolder, e-mail, enz.) en hoe aanvullende informatie met betrekking tot het document of metadata moet worden opgehaald.
Stap 2. Verwerken
Hiermee wordt bepaald wat er met het document wordt gedaan. Denk aan het lezen van streepjescodes, het herkennen van teksten met behulp van Optical Character Recognition (OCR), het omzetten naar een ander formaat en nog veel meer.
Stap 3. Opslaan
Bepaal waar en hoe het document moet worden opgeslagen, wat een andere map op het netwerk kan zijn, een database, als e-mailbijlage, een cloudopslag zoals Dropbox of Google Drive, of een documentbeheersysteem zoals SharePoint, DocuWare of NetDocuments
Waarom ScannerVision?
ScannerVision is een oplossing voor het vastleggen van documenten om documentworkflows te automatiseren, die werkt met gescande documenten en documenten die door andere toepassingen zijn gegenereerd. De ScannerVision-workflow vormt een brug tussen MFP en bedrijfsapplicatie die documenten produceert, en een bestemming zoals een netwerkmap of een backend applicatie die door uw organisatie wordt gebruikt. ScannerVision converteert documenten automatisch. Verrijkt de documenten met kritieke gegevens die door de MFP of de bedrijfsapplicatie worden geleverd en slaat ze op de juiste bestemming op. Onnodige stappen worden zo verminderd.
Zoneherkenning
Leg automatisch gegevens vast uit specifieke zones op het document. Zones voor alle 4 ondersteunde zonale OCR-functies namelijk Zone OCR, ICR, MICR en OMR kunnen in dezelfde interface worden geconfigureerd met hetzelfde voorbeelddocument (dat is opgeslagen in de sjabloon) en op meerdere pagina's. U kunt nu ook uw zones een naam geven. Dit maakt het veel gemakkelijker om verschillende zones te identificeren.
Barcodes en QR-codes
ScannerVision kan informatie uit 1D- en 2D-barcodes halen om in de metadata te gebruiken of streepjescodes toevoegen aan gescande documenten voor eenvoudigere verwerking later. Het is mogelijk om geavanceerde instellingen te specificeren voor elke individuele barcode en ook om voorbeeldgegevens te verstrekken. Die dan automatisch in de SEE zullen verschijnen als de taggegevens wanneer de metadata wordt gebruikt.
PDF-ondertekening
Het is nu mogelijk om elk document dat via de ScannerVision-server is verwerkt, digitaal te ondertekenen. Dankzij de module voor digitale handtekeningen kan elk proces dat door ScannerVision wordt gemaakt eenvoudig worden voltooid door een digitale handtekening op te nemen, evenals een tijdstempel dat is uitgegeven door een geautoriseerde entiteit.
Wist je dat ScannerVision beloond is met een prijs? Als uitstekende oplossing voor het vastleggen van documenten! Hiermee tonen ze aan dat ze een goed en veilig product leveren. ScannerVision 9 is de oplossing die je helpt naar een digitaal archief.
